[Guide] Comment être plus productif au travail ?

La productivité signifie le meilleur rapport possible entre l’intrant (temps, énergie, ressources) et l’extrant (résultat). Appliqué aux humains, être productif signifie atteindre les résultats souhaités grâce à une planification et une organisation habiles avec un effort raisonnable.

Quand êtes-vous vraiment productif ?

Il n’y a pas de définition vraiment unifiée de la productivité humaine. La plupart concernent l’efficacité d’une installation de production, c’est-à-dire la productivité au sens commercial. Cependant, une telle définition mécaniste ne rend pas justice aux humains.

Grosso modo, le thème de la productivité concerne la relation entre l’input et l’output : Combien de temps, d’énergie ou d’autres ressources investissez-vous dans une activité et quel en est le résultat ? Idéalement, utiliser le moins de ressources possible conduit au meilleur résultat possible : Parce qu’alors vous êtes à la fois efficace et efficient.

Que vous soyez productif au bureau ou non n’est pas une décision fatidique. Parce qu’il existe une grande variété de méthodes et de techniques qui peuvent être utilisées pour améliorer sa propre productivité, par exemple en augmentant l’auto-motivation . Par conséquent, la productivité peut être comprise comme suit : Atteindre les résultats souhaités avec un effort raisonnable grâce à une planification et une organisation habiles.

Les cinq piliers de la productivité

Si vous recherchez des conseils sur Google pour être plus productif, vous constaterez rapidement qu’il existe des tonnes d’astuces et de techniques sur ce sujet. Cependant, la plupart peuvent être décomposés en quelques éléments de base . Le consultant Frank Hamm identifie donc cinq piliers fondamentaux de la productivité .

La concentration

Le premier pilier important est de rester concentré sur l’activité actuelle. Essayez de concentrer toute votre attention sur une tâche et évitez le multitâche. Cela inclut également l’ établissement de priorités claires . Les tâches les plus importantes sont faites en premier, et ensuite seulement les moins importantes.

Afin de rester concentré sur une chose, il est également essentiel que vous évitiez (autant que possible) les distractions extérieures. Rangez votre téléphone portable ou éteignez-le, ou au moins désactivez les notifications push. Car une étude de montre que la sonnerie constante des notifications sur le téléphone portable conduit à l’inattention et à l’hyperactivité.

Vous devez également communiquer à vos collègues que vous ne souhaitez pas être dérangé à certains moments. Soit une note de précaution dans une conversation personnelle, soit une note correspondante sur la porte du bureau ou sur le bureau aide.

Rituels

Les routines et les habitudes soutiennent et soulagent notre concentration . Car les rituels que nous réalisons régulièrement prennent soin d’eux-mêmes sans que nous ayons à trop y penser. Par exemple, qui aurait besoin de se rappeler de se brosser les dents avec une note ?

Vous pouvez profiter de cet effet en intégrant au mieux ces routines dans votre travail quotidien . Par exemple, réservez une heure pour répondre aux e-mails chaque jour, puis préparez une tasse de café par la suite, puis créez une liste de tâches pour hiérarchiser les tâches que vous devez accomplir ce jour-là.

Les processus fixes de ce type empêchent l’oubli . Ou habituez-vous à une approche de base des tâches typiques. Cela peut également inclure la préparation du lendemain peu avant l’heure de fermeture . De cette façon, vous pouvez commencer le travail pré-structuré le lendemain sans trop d’effort.

Dans le bureau à domicile en particulier, il peut être difficile d’établir de tels rituels, car la séparation entre travail et loisirs devient floue. Ici, vous pouvez aider avec de petites astuces : Par exemple, habillez-vous convenablement pour le bureau , même si personne ne vous voit. Avec ce rituel, vous vous signalez que le « mode travail » est sur le point de commencer.

Cependant, il faut un peu de persévérance pour que la nouvelle routine s’installe : en moyenne, il faut 66 jours pour qu’un nouveau comportement devienne routinier.

Boxe contre le temps

Le terme « timeboxing » vient de la gestion de projet et vise à attribuer un délai fixe de traitement à chaque projet ou tâche . De cette façon, vous évitez de trop vous concentrer sur des détails sans importance et de perdre du temps sur les tâches vraiment importantes. En même temps, cela aide à se ressaisir, surtout pour les tâches désagréables, si vous savez à l’avance combien de temps vous devez tenir.

Examinez donc vos tâches, estimez de manière réaliste le temps requis et divisez votre journée de travail en blocs de temps appropriés. . Important : Assurez-vous de prévoir des pauses et un bloc de temps tampon pour les incidents imprévus.

Une gestion raisonnable du temps comprend également le regroupement de tâches similaires de la meilleure façon possible afin de les travailler ensemble et de fixer des objectifs quotidiens dans les plages horaires. Les activités qui sont si courtes qu’un bloc de temps séparé n’en vaut pas la peine (par exemple, un bref appel téléphonique, essuyer le bureau, etc.) peuvent également être combinées dans un bloc commun pour « Autre ».

Cependant, vous ne pouvez pas organiser librement certains blocs de tâches, comme les réunions avec votre équipe. Les planificateurs de réunions partagés sont une bonne idée pour que vous puissiez prendre en compte ces rendez-vous le plus tôt possible dans votre planification et que la coordination puisse avoir lieu rapidement .

Le repos

Malgré toute productivité et efficacité : les gens ne sont pas des machines et constants, la productivité totale est un mythe. Nous ne pouvons pas travailler parfaitement pendant des heures sans respirer profondément et faire des pauses entre les deux. D’une part, il s’agit de l’ équilibre travail-vie tant vanté , mais d’autre part, il s’agit aussi des petites oasis de paix entre les deux.

Afin d’amortir les phases de moindre concentration, il est conseillé d’écouter de la musique pour se détendre pendant que l’on travaille, tant que cela n’est pas trop distrayant. Assurez-vous de respecter vos heures de pause et ne soyez pas tenté de travailler pour accomplir une tâche. Il est beaucoup plus logique de faire consciemment une pause et de sortir à l’air frais, par exemple , afin de pouvoir ensuite reprendre le travail avec un esprit frais. Une « sieste énergétique » de 20 minutes peut également reconstituer les réserves d’énergie.

Après 70 à 80 minutes de travail ciblé, le corps passe automatiquement en mode de récupération pendant environ 20 minutes , dans lequel nous sommes moins concentrés et moins réceptifs. Maintenant, au plus tard, une pause s’impose. Idéalement, vous n’épuisez pas du tout cette période de temps, mais faites de petites pauses à des intervalles plus courts.

Un bon moyen d’intérioriser ce rythme de travail est la technique Pomodoro , du nom d’une horloge de cuisine en forme de tomate. Ici, vous réglez une alarme pendant 25 minutes avant de commencer à travailler. Dès que la cloche sonne, faites une pause de cinq minutes. Après quatre unités de travail de 25 minutes chacune, faites une pause plus longue de 15 à 20 minutes. De cette façon, non seulement vous divisez votre travail strictement en fonction de blocs de temps, mais vous vous assurez également de vous reposer suffisamment.

En libre service

Pour tous les conseils, aussi utiles soient- ils, n’oubliez pas que chacun coche différemment . Par exemple, certains sont des gens du matin qui sont les plus productifs le matin. En termes de biorythmes, les autres ressemblent davantage à des noctambules qui ne peuvent travailler de manière concentrée que lorsque la plupart d’entre eux sont déjà endormis. Certaines personnes « mangent la grenouille » et s’acquittent d’abord des tâches les plus inconfortables, tandis que d’autres ont besoin d’un travail agréable en début de journée pour adopter la bonne posture de travail.

C’est pourquoi la règle d’or pour toutes les méthodes et tous les outils de productivité est : écoutez vos propres sentiments. Ne pensez pas que ce n’est pas parce qu’une méthode est annoncée comme particulièrement efficace que vous devez vous y tenir. N’hésitez pas à essayer différentes approches et à ne vous en tenir qu’à celles qui vous conviennent vraiment. Aussi, n’ayez pas peur de modifier les techniques en fonction de votre façon de travailler.

Une fois que la perspicacité du changement est venue et que la première résistance a été surmontée, les échecs s’installent souvent en premier. Car tant qu’on ne « maîtrise » pas vraiment une méthode, on a souvent besoin de plus de temps et de ressources cognitives qu’avant . Cependant, si vous parvenez à survivre à ce point bas, les méthodes qui fonctionnent pour vous et qui peuvent vite devenir routinières apparaîtront de plus en plus clairement.

Des méthodes qui augmentent votre productivité

Il existe différentes méthodes avec lesquelles les principes de productivité décrits peuvent être mis en œuvre de manière structurée. En plus de la technique Pomodoro, il existe d’autres techniques importantes qui peuvent augmenter votre productivité.

Principe de Pareto

Le principe de Pareto , également connu sous le nom de règle « 80/20 », stipule que, quelle que soit la tâche à accomplir, 80 % des résultats peuvent être obtenus avec 20 % de l’effort, et il s’applique à une grande variété de contextes. Par exemple, si 20 % des clients d’une entreprise sont responsables de 80 % de ses ventes.

En termes de productivité, le principe de Pareto signifie que souvent 80 % des résultats sont obtenus en seulement 20 % du temps investi, tandis que les 20 % restants des tâches prennent 80 % du temps .

La conséquence en est une fixation réfléchie des priorités . Identifiez les 80 % de tâches que vous pouvez effectuer rapidement et ne vous perdez pas dans les détails simplement parce que vous n’auriez peut-être pas investi trop de temps dans une tâche. En même temps, demandez-vous quels sont les 20 % de tâches qui occupent une telle proportion de votre temps, pourquoi il en est ainsi, et répondez honnêtement si le résultat en vaut la chandelle.

Méthode d’Eisenhower

La méthode Eisenhower remonte au président américain du même nom, qui l’aurait utilisée pour la gestion du temps et l’aurait transmise à ses employés. Il s’agit essentiellement de catégoriser les tâches afin qu’elles puissent ensuite être hiérarchisées et traitées en conséquence.

La base est une matrice d’urgence et d’importance . Les quatre catégories suivantes résultent de la combinaison :

• A tâches , qui sont très importantes et très urgentes, vous devez les faire vous-même immédiatement.
• Pour les tâches B importantes mais non urgentes, trouvez un moment dans un avenir proche pour les faire.
• Vous pouvez déléguer les tâches C urgentes mais non importantes aux employés. De cette façon, ils sont terminés rapidement, mais vous avez toujours la capacité pour les tâches A.
• Les tâches D ne sont ni urgentes ni importantes et peuvent donc être simplement ignorées.

Flux de travail Getting Things ^Done®

Getting Things Done® est une méthodologie de productivité de l’auteur à succès David Allen, qui a développé cinq étapes obligatoires dans l’exécution des tâches :

1. Collecte : Le système est basé sur le fait que toutes les tâches, idées et réflexions à accomplir sont collectées de manière centralisée dans le moins d’endroits possible, les boîtes de réception métaphoriques.
2. Traitement : toutes les impulsions collectées sont régulièrement examinées et évaluées : lesquelles doivent et doivent vraiment être traitées ? La règle des deux minutes s’applique : Tout ce qui peut être fait en deux minutes ou moins est abordé immédiatement et non reporté.
3. Organiser : cette étape consiste à s’assurer que toutes les tâches jugées dignes d’être traitées trouvent leur place dans un flux de travail clair. Par exemple, toutes les tâches qui doivent être effectuées sur l’ordinateur peuvent être regroupées.
4. Révision : Il s’agit de vérifier régulièrement votre propre procédure. Dans le courant de la journée ou au plus tard lors d’un bilan hebdomadaire, il convient de s’assurer que les « boîtes de réception » sont vides et que le workflow est à jour.
5. Complète : C’est seulement maintenant qu’une action est entreprise. Surtout, le contexte décide quelles tâches sont accomplies en premier. Par exemple, si vous êtes assis devant le PC, il est logique de s’attaquer aux tâches informatiques. Le temps disponible et les ressources énergétiques personnelles sont également pris en compte dans l’ordre de traitement des tâches

De plus, quatre listes sont cruciales pour le workflow GTD ^® :

1. Listes d’actions : les prochaines étapes d’action sont formulées ici afin qu’elles puissent être exécutées immédiatement sans autre réflexion (c’est-à-dire « collecter les reçus pour XY » au lieu de « comptabiliser »). Selon leur portée, les listes de tâches peuvent alors également être divisées en listes contextuelles telles que « téléphone », « ordinateur », etc.
2. Liste des projets : Les projets sont rassemblés ici. Il est important de savoir que pour David Allen, toutes les tâches sont des projets qui impliquent plus d’une étape d’action.
3. Calendrier : le calendrier ne doit contenir que les tâches spécifiques à l’heure. Cela inclut des délais spécifiques et des tâches qui doivent être accomplies un jour précis.
4. Liste d’attente : toutes les tâches déléguées sont enregistrées dans cette liste, afin qu’elles ne puissent pas non plus être ignorées et suivies.

Méthode ALPEN

ALPEN est un acronyme et signifie :

• Enregistrer les tâches, les rendez-vous et les activités
• Estimer la longueur
• Planifier des temps tampons
• prendre des décisions
• contrôle de suivi

Pour le flux de travail spécifique, cela signifie : Tout d’abord , collectez toutes les tâches qui doivent être terminées . Ensuite, vous estimez de manière réaliste le temps dont vous aurez besoin pour accomplir la tâche respective ou la durée probable d’un rendez-vous. Dans la suite , veillez à ajouter des temps tampons pour amortir les imprévus (maladie, tâches urgentes imprévues, etc.).

Vous devez maintenant décider quelles tâches ont la priorité la plus élevée et doivent être traitées en premier. Vous pouvez également remettre en question les évaluations faites. Avez-vous accordé trop ou trop peu de temps à un point à l’ordre du jour ? Puis, à la fin de la journée , revoyez vos évaluations . La priorisation avait-elle un sens ? Gestion du temps réaliste ? De cette façon, vous apprenez pour la planification des tâches futures.

Conseils généraux pour plus de productivité

Position et mouvement

Le fait de s’accrocher mollement à la chaise de bureau vous rend non seulement fatigué et flou, mais entraîne également rapidement des douleurs au dos et au cou, ce qui ne contribue certainement pas à une plus grande productivité. Essayez plutôt d’adopter une posture assise saine, ou mieux encore, travaillez debout. Cela protège votre dos et active votre circulation , vous vous sentez plus éveillé et plus concentré.

Il est tout aussi logique d’intégrer l’exercice dans le travail quotidien. Il vous suffit de faire quelques pas au bureau pendant que vous êtes au téléphone et de profiter de votre pause déjeuner pour vous promener. Des exercices d’étirement courts réguliers offrent non seulement une courte respiration, mais évitent également les tensions désagréables.

Faites le ménage !

 » Un espace clair fait un esprit clair . » Il est difficile d’être productif dans un lieu de travail complètement chaotique. D’une part, vous recherchez des notes individuelles et des ustensiles pendant un temps inutilement long, d’autre part, vous perdez rapidement le fil et avez tendance à être distrait plus rapidement. Des études le montrent également . Alors qu’un environnement de travail chaotique encourage les idées créatives dans une certaine mesure, un environnement ordonné encourage un comportement consciencieux.

Faites donc un effort conscient pour garder votre espace propre et bien rangé. Lors du rangement, vous pouvez également établir un nouveau système d’organisation plus efficace qui vous permet d’accéder particulièrement facilement aux documents importants rapidement et de garder un œil sur les listes de tâches.

Utiliser les outils de productivité

Nous vous avons déjà présenté quelques outils que vous pouvez utiliser pour vous protéger des distractions indésirables. Cependant, il existe de nombreuses autres solutions logicielles qui peuvent augmenter votre productivité.

Noisli, par exemple, crée des bruits de fond agréables et subtils pour ceux qui regrettent l’atmosphère animée de leur bureau à domicile. Wunderlist aide à créer, modifier et lier diverses listes de tâches. Evernote vous propose un carnet numérique dans lequel vous pouvez capturer des idées spontanées sous forme de texte ou de notes vocales et les organiser plus tard.

Il vaut donc la peine de rechercher de petits assistants numériques lorsque vous recherchez plus de productivité.

Éclairage : dans quelle mesure la lumière du jour peut-elle améliorer notre capacité de concentration et notre productivité ?

La lumière a une influence décisive sur notre biorythme. La lumière du jour en particulier signale à notre cerveau qu’il est le milieu de la journée et stimule le mode « réveil » . D’autre part, le corps associe l’obscurité ou la lumière tamisée à la nuit, il passe au repos et nous devenons fatigués et incapables de nous concentrer.

Il est donc important d’assurer un bon éclairage, idéalement avec la lumière du jour, pendant les travaux. Au bureau à domicile, placez votre lieu de travail le plus près possible de la fenêtre et, dans certaines circonstances, encouragez l’installation de lampes à lumière du jour dans le bureau .

Bien manger et boire suffisamment

Manger suffisamment et le plus équilibré possible peut également augmenter la productivité. Notre corps a besoin de calories pour fournir de l’énergie au cerveau – la concentration ne fonctionne pas de manière optimale en veilleuse. Un déjeuner copieux, cependant, conduit au fameux « coma de la soupe » et entrave votre productivité. Des alternatives légères et nutritives sont préférables ici.

Vous devez également vous assurer de boire suffisamment. Comme le montrent les expériences , la déshydratation oblige notre cerveau à dépenser plus d’énergie pour atteindre les mêmes performances.

Plante

Des chercheurs de l’Université de Cardiff ont montré que la productivité des bureaux augmentait d’environ 15 % lorsqu’il y avait des usines. Il y a différentes raisons à cela. D’une part, les plantes rendent simplement une pièce plus accueillante, afin que les employés se sentent plus à l’ aise . D’autre part, les plantes améliorent la qualité de l’air et fournissent plus d’oxygène grâce à la photosynthèse. Cela a à son tour un effet positif sur la capacité de concentration.

Maintenir et réviser de manière critique les listes de tâches

Les méthodes et techniques déjà listées permettent de clarifier deux choses : Tenir des listes de tâches facilite le travail car la mémoire est soulagée, vous n’oubliez décidément rien et vous pouvez mieux organiser et hiérarchiser les tâches sur papier .

Cependant, les listes de tâches et votre propre façon de les tenir doivent toujours être examinées de manière critique. Parce qu’assez souvent, nous avons tendance à simplement tout écrire et à le classer intuitivement comme important. Passez donc régulièrement en revue les listes de tâches à long terme de manière critique et demandez-vous honnêtement si chaque élément mérite vraiment sa place sur la liste . Pourquoi une tâche n’a-t-elle pas été achevée depuis des semaines ? Est-ce juste inconfortable et vous devriez enfin y remédier ? Ou n’est-ce pas assez important pour vous et peut-il être supprimé en toute bonne conscience ?

Fixer et respecter les délais

Il aurait également dû être clair que les tâches doivent être clairement planifiées . Les délais sont souvent fixés en externe, mais parfois nous devons les créer nous-mêmes afin de travailler de manière cohérente sur une tâche. Cependant, dans le second cas, il n’est souvent pas si facile de respecter son propre délai. Ici, il peut être utile d’informer les collègues de l’achèvement prévu – cela crée l’incitation nécessaire à ne pas simplement ignorer la date limite.

Des tampons doivent également être prévus afin que les événements imprévus puissent être traités de manière détendue. Mais : Soyez réaliste ici et ne soyez pas trop généreux. Cela ne fait que renforcer la tendance à ne pas prendre au sérieux un délai auto-imposé.

Déléguer et coopérer

Ne vous enlisez pas dans l’idée que vous devez tout faire seul. Au lieu de cela, pensez en équipe . Quelles tâches pouvez-vous abandonner en toute conscience pour avoir du temps pour les plus importantes ? Et à quel moment peut-on se faire aider par des collègues ou se répartir le travail ? S’il y a ici un échange équilibré, la productivité de toute l’équipe augmente.

Commence juste

Et enfin : aussi important que soient une planification réfléchie et une bonne organisation, il suffit parfois de commencer . Parce que nous nous efforçons souvent de tout planifier dans les moindres détails et d’optimiser notre organisation avec tant d’acharnement que la tâche proprement dite n’est jamais réalisée. C’est pourquoi il faut oser tirer un trait sur la phase de préparation à un moment donné et mettre un projet en pratique.