Que vous soyez sur Paris ou en province, trouver un bureau peut être frustrant et fastidieux, encore plus que de trouver un appartement parfois. Il est difficile de s’y retrouver dans les nombreux tenants et aboutissants de l’immobilier commercial. Pour vous aider tout au long du processus, nous avons listé ces quelques conseils sur la façon de trouver une location espace de bureau. Voici par où commencer.
Énumérez vos besoins en espace de bureau
Pour commencer, listez vos critères initiaux, sachant qu’ils peuvent bien sûr changer tout au long du processus. Mais plus vite vous générez une liste, plus vite vous pouvez éliminer certains espaces de votre recherche.
Une liste est facile à partager avec les autres parties prenantes pour obtenir des commentaires. Elle vous aide également à vous souvenir plus rapidement de vos besoins afin que vous puissiez profiter plus rapidement de l’espace de bureau disponible.
Commencez par les bases, comme la taille (ou la superficie en m2), l’emplacement et la durée du bail, puis passez aux « incontournables, et ainsi de suite. Voici quelques questions clés à prendre en compte lors de la liste de vos besoins :
Voulez-vous rester dans ou autour de votre emplacement actuel ou en explorer ailleurs ?
Plusieurs considérations pratiques devraient déterminer l’emplacement idéal de votre prochain bureau :
- Les déplacements de vos employés . Pensez à donner la priorité aux déplacements faciles lorsque vous recherchez un nouvel espace. La facilité avec laquelle les employés peuvent se rendre à votre bureau et en revenir a un impact considérable sur leur bonheur et, par ricochet, sur leurs performances. Bien que vous ne puissiez pas plaire à tout le monde, cela vaut la peine d’évaluer la réceptivité des employés aux nouveaux emplacements envisagés avant de prendre votre décision. Et si votre espace actuel est déjà bien situé pour la plupart des gens, envisagez un bureau à proximité qui ne perturbe pas trop leur routine.
- Proximité des clients et des événements , surtout si vous avez besoin d’être à proximité pour des réunions. Cela compte moins dans certains secteurs que dans d’autres, mais les entreprises confrontées à des pressions pour fournir des services clients à la demande, comme une agence de relations publiques, pourraient privilégier la proximité avec les clients par rapport à d’autres considérations.
- Si un quartier particulier améliorera la réputation de votre entreprise . Votre quartier de bureaux peut également jouer un rôle dans la formation et l’information de la culture d’entreprise que vous essayez de promouvoir. Tout commence par le « caractère » d’un quartier qui se définit extérieurement par l’identité architecturale et les autres commerces qui s’y installent. Mais l’identité culturelle du quartier a des implications au-delà de la pure esthétique. En ce qui concerne le développement professionnel et les opportunités de croissance individuelle de votre équipe, la facilité avec laquelle ils peuvent assister à des événements pertinents ou suivre des cours après le travail est également importante. Ce sont les caractéristiques du quartier, ainsi que les options de déjeuner, que les employés apprécient.
- Le coût moyen par m2 carré par an , car il fluctue selon le quartier. L’espace commercial à louer est tarifé par euro/m2/année.
Quel type d’espace de travail est idéal pour votre organisation ?
Les espaces de travail ne sont pas de taille unique, alors déterminez quel type d’espace conviendra le mieux aux besoins de votre entreprise. Pour commencer, pensez à :
- Votre organisation a-t-elle besoin de confidentialité ? Si bon nombre de vos opérations quotidiennes nécessitent un degré de confidentialité important, vous pouvez opter pour un espace de bureau privé plutôt qu’un espace de coworking ou un espace partagé.
- Quelle est la taille de votre organisation et prévoyez-vous de grandir à court terme ? Si vous n’avez besoin que de quelques bureaux dans un avenir prévisible, le coworking ou l’espace partagé pourraient vous convenir.
- Vous souhaitez un bureau en open space ou un bureau avec des cabines ou des bureaux séparés ? Les bureaux à aire ouverte sont une tendance majeure et aident à économiser sur les dépenses d’aménagement. Si vous voulez un espace où les gens peuvent se concentrer avec un minimum de distractions, ou si certains ou tous les employés ont besoin de beaucoup d’intimité, vous voudrez peut-être éviter le bureau ouvert.
Combien d’espace avez-vous besoin?
Pour les lieux de travail privés, l’espace de bureau est généralement calculé en multipliant le nombre d’employés que vous avez ou prévoyez d’augmenter par la quantité d’ espace nécessaire par employé.
Si votre budget est serré, vous pouvez faire preuve de créativité et optimiser votre utilisation de votre superficie en m2. Prenez l’espace de réunion, par exemple. Pensez à des solutions plus adaptatives, comme de petites cloisons pour former des espaces semi-fermés et des modules d’intimité qui occupent relativement peu d’espace au sol.
Quel est votre budget ?
L’espace de bureau est l’un des coûts d’exploitation les plus importants d’une entreprise, il est donc important de déterminer ce que vous pouvez vous permettre de dépenser chaque année. Le coût de l’espace de bureau peut varier considérablement selon le quartier, la catégorie de bâtiment et les commodités (portier, hall, etc.). En plus du loyer de base, vous devez penser à un dépôt de garantie et déterminer si vous devrez payer une partie ou la totalité des taxes, de l’assurance et de l’entretien d’un immeuble.
Quel est votre calendrier d’emménagement?
Avez-vous besoin de déménager immédiatement ou avez-vous des mois pour chercher le bon espace? En règle générale, il faut environ 3 à 9 mois pour obtenir un espace, plus encore pour la construction. Cela varie en fonction du type d’espace que vous choisissez d’occuper.
Décidez de la durée de location que vous préférez
La durée moyenne des baux des bureaux à Paris , par exemple, est de trois à cinq ans. Cela peut être un délai intimidant pour certaines petites entreprises ou des entreprises en démarrage qui ne savent pas où en seront les affaires dans un an, sans parler de trois. Voici quelques-uns des types d’espaces qui s’offrent à vous et ce qu’ils impliquent.
Commencez le plus tôt possible
Trouver un nouvel espace de bureau peut prendre plus de temps que vous ne le pensez — de deux à huit mois en moyenne pour ceux qui ont des spécifications particulières. La place de votre recherche dans cette fourchette dépend principalement de trois facteurs :
- la demande d’espace de bureau dans votre quartier souhaité
- vos besoins en espace
- taux d’inoccupation des immeubles que vous envisagez
Nous vous recommandons de commencer une recherche 6 à 12 mois avant la fin de votre bail actuel. Une partie essentielle de cette étape consiste à rédiger un plan d’aménagement—avec l’aide d’un architecte ou d’un logiciel spécialement conçu—pour confirmer que le nouvel espace répondra aux besoins de votre entreprise.
La recherche d’espace de bureau n’est pas le seul investissement de temps à prévoir. Cela peut prendre plusieurs semaines (et parfois des mois) pour que les deux parties parviennent à un contrat de location et vous devrez peut-être également rénover votre nouvel espace , ce qui peut ajouter des jours, des semaines ou des mois au calendrier en fonction de vos besoins et ambitions de construction.
Apportez une liste lors des visites
Une fois que vous aurez commencé à visiter des espaces, vos priorités pourraient changer. Par exemple, la vitesse de l’ascenseur du hall pourrait ne jamais vous avoir traversé l’esprit en tant que question d’importance. Après cinq minutes d’attente, vous vous rendrez peut-être compte qu’un ascenseur lent est en fait une caractéristique intenable. Vous voudrez non seulement ajouter cette exigence à votre liste, mais aussi garder une trace des espaces présentant les meilleures vitesses d’ascenseur. Comme point de départ, gardez les questions suivantes à l’esprit pendant que vous visitez et mettez à jour votre liste.
Comment les visiteurs sont-ils admis dans l’immeuble de bureaux?
Ce n’est pas toujours aussi simple que de traverser l’entrée et de prendre l’ascenseur jusqu’au bon étage.
Sera-t-il évident pour les invités comme les clients et les livreurs comment entrer ? Craignez-vous du tout que l’entrée dans votre bureau puisse être source de confusion ? Ici, en tant que visiteur du bâtiment, vous pouvez vous utiliser comme cobaye.
Quel est l’état du hall de l’immeuble ?
Le hall est-il surveillé ou non ? A-t-il d’autres paramètres de sécurité comme les cartes-clés pendant les heures de travail ? Est-il si petit qu’il pourrait être à l’étroit pour les membres de l’équipe, les clients et les partenaires lorsque le trafic piétonnier entre et sort ?
Autres considérations : si vous avez l’intention d’impressionner vos clients et partenaires dès la seconde où ils pénètrent dans votre bâtiment, l’état général du hall est également à noter.
L’immeuble de bureaux a-t-il une maintenance sur place ?
Existe-t-il un service de nettoyage ou devrez-vous en louer un ? Qui contacter si l’ascenseur ne fonctionne plus ? Ou s’il y a un problème avec l’électricité ?
Quel est le processus d’installation des télécommunications?
L’installation des télécommunications peut être une affaire étonnamment délicate. Le câblage à lui seul peut nécessiter une « modification » physique de l’espace que le propriétaire doit approuver (et sera probablement facturé).
Découvrez au cours de la visite comment le propriétaire gère généralement une installation de télécommunications et demandez à votre courtier des conseils sur la manière de réaliser la transition la plus transparente.
Comment est l’éclairage ?
Les fenêtres du sol au plafond avec de la lumière naturelle et des suspensions haut de gamme ont peut-être été hors de portée au début de la vie de votre entreprise.
Mais pour votre prochain bureau, vous devriez envisager de faire de la lumière une priorité, car de nombreuses études soulignent les effets négatifs d’un mauvais éclairage sur la productivité. Recherchez un bon éclairage naturel et des appareils d’ éclairage de haute qualité .
Traditionnellement, vous deviez écrire ce genre de détails sur un morceau de papier brouillon. Heureusement, la technologie a aidé à automatiser le processus.
Obtenez des avis en interne
Vous pouvez avoir une bonne compréhension de ce dont votre entreprise a besoin dans son prochain espace de bureau, mais impliquer d’autres membres de votre équipe dans la discussion peut apporter des avantages majeurs plus tard dans le processus.
D’une part, cela aide à établir des priorités communes parmi le personnel, ce qui à son tour établit un sentiment positif envers la recherche et la destination éventuelle que vous choisissez comme votre prochaine adresse.
Les gens sont-ils plus inquiets pour le trajet domicile-travail ? Proximité clients et partenaires ? Plus d’espace de réunion ? Bien sûr, il est impossible de satisfaire toutes les opinions, mais plus le processus est inclusif, plus votre équipe sera fière et s’appropriera le nouveau bureau. De plus, ils peuvent avoir des suggestions inestimables.
Faites une offre !
Si vous trouvez un espace de bureau que vous aimez, même si vous n’êtes pas sûr à cent pour cent que ce soit « le bon », ne perdez pas de temps. Faites une offre. Il s’agit d’une étape non contraignante du processus de location. Vous pouvez retirer l’offre à tout moment sans pénalité, ce qui en fait une décision proactive à faible risque qui peut rapporter une récompense élevée.
De plus, plus vous faites d’offres sur l’espace de bureau disponible, plus vous avez de chances d’en obtenir une, même si ce n’est pas votre premier choix. Une triste réalité dans l’immobilier commercial est que même l’accord le plus sûr peut échouer à la dernière minute. Dans ce cas, vous voulez être prêt à emménager dans le prochain meilleur espace de bureau disponible.
Soyez patient à l’approche de la signature du bail
Contrairement aux baux d’appartements, les baux commerciaux peuvent prendre un certain temps à négocier et à conclure. Vous ne pouvez pas faire grand-chose pour accélérer cette étape.
Chaque bail commercial est son propre accord unique, mais voici un aperçu des différents types de baux commerciaux que vous pouvez rencontrer dans le processus et le cadre général qu’ils fournissent. Cela peut prendre plusieurs semaines, et dans la plupart des cas, vous en serez ravi. Vous voudrez vous assurer que le bail reflète exactement ce que vous avez l’intention d’accepter.
Grâce à ces conseils, vous pourrez naviguer dans le processus de recherche de bureaux comme un pro.
