Son déformé, images figées, manque de politesse de la part de l’interlocuteur ou tout simplement désorganisation. Avec la bonne préparation et la bonne technique, de nombreux problèmes peuvent être résolus à l’avance.
Une communication réussie est l’alpha et l’oméga, en particulier pour les équipes hybrides. Mais assez souvent, les conférences virtuelles ne se déroulent pas toujours sans heurts : comme le montre une enquête, 70 % des Français qui participent à des vidéoconférences pour les entreprises ont connu des malentendus lors de vidéoconférences, par exemple en ce qui concerne des tâches spécifiques ou des instructions de travail, mais aussi sur l’ironie ou les blagues. Les malentendus ainsi que les incidents de conférence classiques peuvent être évités grâce à ces six conseils :
Connexion Internet instable
Selon l’enquête, les problèmes techniques tels qu’un Internet instable sont les sources de perturbation les plus courantes pour les réunions vidéo, vous devez donc les résoudre dès que possible. Les ordinateurs et les routeurs doivent être placés dans un endroit approprié lors de l’utilisation du Wi-Fi au bureau à domicile. Pour les vidéoconférences régulières avec de nombreux participants au bureau à domicile, une bande passante plus élevée peut également être nécessaire que pour un usage privé.
Les sociétés devraient donc envisager une allocation mensuelle pour les employés afin de couvrir les frais d’Internet haut débit ou, si nécessaire, un booster WiFi. En fin de compte, les deux parties en profitent.
Réunions désorganisées
Rien n’est plus chronophage dans une journée de travail stressante qu’une réunion non planifiée. Les réunions ne devraient avoir lieu que si tous les participants peuvent contribuer activement à la conversation et savent également quels points doivent être discutés.
C’est la seule façon pour chacun de se préparer en conséquence. Un agenda ou un guide de conversation récurrent est indispensable pour cela. De plus, un modérateur doit être désigné à l’avance pour chaque visioconférence.
Ses tâches incluent l’exploitation de la technologie, l’activation d’autres personnes, mais également la commutation du contenu de l’écran lorsqu’une présentation doit être affichée. En conséquence, la personne doit être familière avec la technologie utilisée.
La deuxième tâche importante du modérateur est de mener la conversation. La personne peut alors diriger la parole vers des participants spécifiques et prévoir des pauses actives dans la conversation pour permettre aux autres de contribuer.
Nettoyage mutuel
La politesse de tous les participants, qu’ils soient clients, PDG ou stagiaires, contribue grandement à la compréhension mutuelle, car même les modérateurs d’une conférence ne peuvent pas tout arranger et garder un œil sur tout. Pour que tous les participants s’entendent bien, la même étiquette que dans les réunions personnelles est importante.
Restez poli, laissez l’autre personne finir, mais faites savoir au modérateur que vous voulez parler. Parce que si tout le monde parle en même temps, personne ne se comprendra à la fin. Au contraire, cela a un effet plutôt dissuasif, notamment sur les plus jeunes : près de la moitié des 18-24 ans déclarent avoir recours aux visioconférences. Dans tous les cas, vers la fin de chaque réunion, il est conseillé de laisser de la place pour des questions ou des points supplémentaires et de parler activement aux individus.
Mauvaise acoustique de la pièce
Dans la salle de réunion professionnelle, il est important de veiller à ce que les murs, portes et fenêtres soient insonorisés. Parce qu’un environnement calme reste la meilleure base pour une communication parfaite. Les tapis doivent être utilisés de préférence comme revêtement de sol, car ils réduisent les échos et absorbent mieux le bruit. Les éléments insonorisants de la pièce contribuent également à une bonne acoustique.
La technologie professionnelle comprend également des fonctions de suppression des échos et des bruits de fond. Bien sûr, ce n’est pas si facile à mettre en œuvre dans le bureau à domicile. Ici, les employés doivent au moins se retirer dans la partie la plus calme de la maison et de l’appartement et, si possible, fermer la porte derrière eux.
Mauvaise technologie de caméra
Les expressions faciales et les gestes ne doivent pas être sous-estimés pour une base réussie pour une conversation. Pour près d’un quart (24%) des personnes interrogées, la visibilité limitée du langage corporel est une cause d’incompréhension lors des visioconférences. Cela peut aider à créer la confiance et la proximité et à renforcer le sens de la communauté, en particulier dans les équipes géographiquement dispersées.
À cette fin, il convient d’équiper les employés du bureau à domicile de caméras haute résolution et fonctionnant bien. Les caméras frontales simples des appareils capturent souvent une section d’image trop petite.
De plus, de nombreuses entreprises utilisent encore de grands écrans frontaux et des caméras dans les salles de conférence, où, selon le siège, les participants doivent tourner la tête comme un tableau noir d’école pour être vus et entendus par la personne assise à côté d’eux. Les caméras à 360 degrés conviennent mieux aux bureaux hybrides, car elles présentent de manière optimale tous les participants et l’orateur actif.
Milieux non professionnels
Les arrière-plans, qu’ils soient réels ou virtuels, peuvent être un facteur perturbateur dans les visioconférences. Il y a de la force dans l’immobilité : dans une salle de conférence, il est conseillé d’éviter que d’autres personnes traversent l’image car cela peut rapidement devenir une distraction. Au bureau à domicile, il n’y a rien de mal à utiliser un arrière-plan automatique – même si cette technologie fonctionne parfois de manière un peu peu fiable.
Les écrans ou les écrans mobiles aux couleurs neutres sont préférables aux images de fond automatiques. Les employeurs pourraient contribuer au coût de l’achat s’il est prévisible que les employés continueront à tenir de nombreuses conférences dans leurs propres murs.
Il est important de les aider à protéger leur vie privée lorsqu’ils travaillent à domicile. De plus, des cloisons de séparation uniformes, sur lesquelles vous pouvez imprimer le logo de l’entreprise si nécessaire, ont un aspect beaucoup plus professionnel qu’un regard sur la chambre d’un employé, aussi ordonnée soit-elle. Idéalement, cependant, les cloisons devraient économiser de l’espace et pouvoir être démontées rapidement.
L’éclairage joue également un rôle important. Le contre-jour et la lumière directe du soleil atténuent généralement l’image, ou les participants semblent trop sombres pour bien les voir. La lumière latérale s’avère également défavorable et peu bénéfique.
En résumé, on peut dire que peu importe l’importance de l’éclairage, de la disposition des sièges, de l’étiquette de conversation et de votre propre comportement lors d’une vidéoconférence, la base reste la technologie. Investir dans des systèmes professionnels est donc certainement un investissement rentable.
